Privacyverklaring

Inhoud

1 Begripsbepaling
2 Reikwijdte en werking
3 Doel
4 Opgenomen gegevens
5 Inzage in en afschrift van opgenomen gegevens
6 Vernietiging en mutatie van gegevens
7 Verstrekking van gegevens
8 Toegang tot persoonsgegevens
9 Bewaartermijnen
10 Beëindiging contract met Fervent B.V.
11 Klachten
12 Looptijd van het reglement
13 Overdracht van de registratie
14 Wijziging van het reglement
15 Inwerkingtreding van het reglement
16 Datalekken

Bijlage A

Geregistreerde gegevens binnen het registratie systeem

Bijlage B

Bewaartermijnen medische gegevens/arbo gegevens

1. Begripsbepaling

Persoonsgegevens
Een gegeven dat herleidbaar is tot een individuele, natuurlijke persoon.

Medische of psychologische gegevens
Persoonsgegevens, direct of indirect betrekking hebbend op de lichamelijk of geestelijke gesteldheid van een natuurlijk persoon.

Persoonsregistratie
Een samenhangende verzameling van op verschillende personen betrekking hebbende persoonsgegevens die langs geautomatiseerde weg wordt gevoerd (Verzuimsignaal) of met het oog op een doeltreffende raadpleging van die gegevens systematisch is aangelegd.

Verantwoordelijke
De rechtspersoon die of het bestuursorgaan dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

Geregistreerde
Degene over wie persoonsgegevens in de persoonsregistratie zijn opgenomen.

Beheerder
Degene die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg voor een persoonsregistratie of een gedeelte daarvan.

Bewerker
Degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen.

Verwerken van persoonsgegevens
Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van ter beschikkingsteling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

Gebruiker
Degene die geautoriseerd is gegevens in de persoons- registratie te verwerken.

Verstrekken van gegevens
Het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens.

Verstrekken van gegevens aan een derde
Verstrekken van gegevens uit een persoonsregistratie aan een andere persoon of instantie dan de bewerker of de geregistreerde.

Gedragscode
Een besluit van een of meer organisaties, representatief voor de sector waarop het besluit betrekking heeft, houdende in het belang van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer gestelde regels of gedane aanbevelingen ten aanzien van persoonsregistraties.

2. Reikwijdte en werking

2.1
Dit reglement is van toepassing op de persoonsregistraties door Fervent B.V. in het kader van de te verlenen Arbeidsomstandighedenzorg en Verzuimbegeleiding.

2.2
De verantwoordelijke voor de persoonsregistratie is de directie van Fervent B.V..

2.3
De gebruikers van de persoonsregistratie zijn de medewerkers van Fervent B.V. betrokken bij de actuele bedrijfsgeneeskundige zorg (i.e. zorg voor en de begeleiding van werknemers in het kader van het uitvoeren van de Arbeidsomstandighedenwet en de Wet Verbetering Poortwachter en andere relevante regelgeving op gebied van bedrijfsgezondheidszorg).

2.4
De persoonsregistratie is deels geautomatiseerd, deels handmatig opgeslagen. De fysieke gegevens worden bewaard in afgesloten ruimtes en zijn alleen toegankelijk voor daartoe bevoegde medewerkers van Fervent B.V.. Het sleutelbeheer ligt in handen van de directie. Alleen daartoe geautoriseerde personen hebben toegang tot bestanden in computers. De verantwoordelijke verleent autorisaties. De toegang is door middel van wachtwoordbeveiliging beperkt.

2.5
De beheerder is de persoon of organisatie die het systeem onderhoudt in opdracht van de verantwoordelijke.

2.6
De registratie wordt met inachtneming van artikel 9.2 voor onbepaalde tijd gevoerd.

2.7
Grondslag voor het vastleggen van de (medische) persoonsgegevens is het Burgerlijk wetboek, boek 7, afdeling 5 De overeenkomst inzake geneeskundige behandeling en de KNMG-code “Gegevensverkeer en samenwerking bij arbeidsverzuim en re-integratie”.

3. Doel

3.1
Het doel van de registratie is kwalitatief goede arbeidsomstandighedenzorg en verzuimbegeleiding voor de individuele geregistreerde en continuïteit daarvan, mogelijk maken. Hiertoe is vastleggen van persoonsgegevens, in het bijzonder ook medische en psychologische gegevens van geregistreerde noodzakelijk.

3.2
De verantwoordelijke neemt niet meer persoonsgegevens in de registratie op dan voor het doel van de registratie noodzakelijk is en neemt geen persoonsgegevens in de registratie op voor andere doeleinden dan bedoeld in 3.1.

3.3
Het gebruik van de persoonsgegevens vindt alleen plaats overeenkomstig de bepalingen van dit reglement.

4. Opgenomen gegevens

In de persoonsregistratie zijn behalve de NAW-gegevens, medische en psychologische gegevens en gegevens ten behoeve van re-integratie van geregistreerde opgenomen, verzameld door een beroepsbeoefenaar op het gebied van bedrijfsgezondheidszorg in het kader van zijn/haar beroepsuitoefening. Deze kunnen verkregen zijn door de bedrijfsarts, arboarts en praktijkondersteuner bedrijfsarts, casemanager of namens Fervent B.V. of afkomstig van werkgever of werknemer of de curatieve sector. De gegevens betreffen:

• naam, adres, woonplaats, geboortedatum, telefoonnummer;
• geslacht, burgerlijke staat, nationaliteit;
• functie, afdeling, bedrijf, soort dienstverband;
• salarisnummer, BSN;
• datum indiensttreding, datum uitdiensttreding, soortdienst verband;
• ingangsdatum ziek en hersteld melding en percentage;
• WAO of WIA status;
• status arbeidshandicap;
• eventuele datum overlijden;
• data ziek- en herstelmelding/gedeeltelijk arbeidsgeschiktheid;
• keuringsgegevens/uitslagen;
• gegevens over of van belang voor de gezondheid, verzameld tijdens het spreekuur of als vervolg daarop;
• machtigingen en verwijzingen;
• gegevens betreffende arbeidsomstandigheden;
• conclusies ten aanzien van belastbaarheid van de geregistreerde in relatie tot de belasting in diens werk;
• voorgestelde of reeds getroffen re-integratiemaatregelen;
• gegevens voortvloeiend uit controle (door niet-artsen uitgevoerd);
• een door de werknemer afgegeven verklaring met betrekking tot de in het dossier opgenomen stukken op diens verzoek. Niet opgenomen in het dossier: persoonlijke aantekeningen die bedoeld zijn voor de eigen, voorlopige gedachtevorming van de arts en alleen bestemd zijn voor de arts zelf worden niet opgenomen in het dossier. De bedrijfsarts vernietigt deze zodra de waarde hiervan voor de arts verloren is gegaan.

5. Inzage in en afschrift van opgenomen gegevens

5.1
De geregistreerde kan op zijn/haar verzoek kennisnemen van de zijn/haar persoon betreffende opgenomen persoonsgegevens.

5.2
Een verzoek tot het in 5.1 gestelde wordt schriftelijk bij Fervent B.V. ingediend. Deze treedt hierover in overleg met de behandelend bedrijfsarts.

5.3
Binnen een maand na indiening wordt het verzoek afgehandeld.

5.4
De gevraagde inzage wordt aan de verzoeker in persoon verleend, door het tonen van de op deze persoon betrekking hebbende gegevens. De verzoeker dient zich vooraf te legitimeren.

5.5
De verzoeker heeft recht op kopieën van de in 5.1 bedoelde gegevens.

5.6
Inzage is kosteloos, de kopieën worden tegen kostprijs verstrekt.

5.7
Inzage is mogelijk door een daartoe schriftelijk gemachtigde vertrouwenspersoon van de geregistreerde. Deze vertrouwenspersoon dient zich eveneens vooraf te legitimeren.

5.8
Inzage in dan wel een afschrift van de opgeslagen gegevens vindt plaats voor zover de privacy van derden hierdoor niet wordt geschaad.

5.9
Inzage kan ook plaats vinden door een schriftelijk daartoe gemachtigde vertrouwenspersoon van de geregistreerde.

5.10
Kennisneming of afgifte van print documenten kan eveneens worden geweigerd indien gewichtige belangen van anderen dan de verzoeker Fervent B.V. van anderen dan de verzoekere Fervent B.V. daaronder gegrepen, dit noodzakelijk te maken. Een weigering van inzage is met reden omkleed.

6. Vernietiging en mutatie van gegevens

6.1
De geregistreerde heeft het recht te verzoeken om vernietiging of mutatie van de tot zijn/haar persoon herleidbare gegevens.

6.2
Daartoe dient de geregistreerde een schriftelijk en gemotiveerd verzoek bij de verantwoordelijke in. Deze treedt hierover in overleg met de behandelend of begeleidend bedrijfsarts, arboarts of andere hulpverlener.

6.3
Binnen een maand na indiening wordt de geregistreerde schriftelijk in kennis gesteld van de gemotiveerde beslissing. Indien meer informatie nodig is wordt de geregistreerde uitgenodigd voor een gesprek met de bedrijfsarts/arboarts.

6.4
Een verzoek tot vernietiging of mutatie van de gegevens wordt ingewilligd indien:

• de gegevens feitelijk onjuist zijn;
• de gegevens voor het doel van de registratie onvolledig of niet ter zake dienend zijn opgenomen;
• de gegevens in strijd met een wettelijk voorschrift zijn opgenomen.

6.5
Wanneer het verzoek tot vernietiging van de gegevens wordt ingewilligd, vernietigt de verantwoordelijke de gegevens binnen drie maanden na dit verzoek.

6.6
Indien een verzoek tot mutatie van de gegevens heeft plaatsgevonden worden de gegevens in overleg met de behandelend of begeleidend bedrijfsarts of arboarts binnen drie maanden gemuteerd.

7. Verstrekking van gegevens

• Gegevens uit de persoonsregistratie kunnen worden verstrekt aan:
  degenen die rechtstreeks betrokken zijn bij de actuele dienstverlening aan en de begeleiding van de geregistreerde;
• instituten ten behoeve van wetenschappelijke of statistische doelen,
  mits deze gegevens geanonimiseerd en tot groepsniveau geaggregeerd zijn;
• de werkgever van de betrokken werknemer; alleen die gegevens die nodig zijn voor het vaststellen van de loondoorbetalingsverplichting. Andere gegevens worden uitsluitend verstrekt na schriftelijke machtiging van de persoon wiens gegevens het betreft en slechts voor zover in het belang van de re-integratie of hulpvraag. Van de toestemming wordt aantekening gemaakt in het medische dossier;
• uitvoeringsinstanties (UWV) voor zover noodzakelijk op basis van een wettelijke plicht.
  
  

Het verstrekken van medische gegevens is begrensd door het medisch beroepsgeheim. De medewerkers van Fervent B.V. die met deze bijzondere persoonsgegevens werken, hebben uit hoofde van hun beroep (arboarts/bedrijfarts en Praktijkondersteuner) een (afgeleide) geheimhoudingsplicht gebaseerd op wettelijke regelgeving. De taken en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd in een overeenkomst taakdelegatie en een geheimhoudingsverklaring voor eenieder.

8. Toegang tot persoonsgegevens

8.1
Medewerkers van Fervent B.V. hebben toegang tot de persoonsgegevens. (Bedrijfsarts, Arboarts, casemanager en Praktijkondersteuner Bedrijfsarts) voor zover zij betrokken zijn bij de verzuimbegeleiding van de medewerker en het noodzakelijk is voor een goede uitoefening van hun taak.

8.2
De beheerder en bewerker hebben toegang voor zover dit voor het beheer en de bewerking van de registratie noodzakelijk is.

8.3
De verantwoordelijke heeft als zodanig geen toegang tot de persoonsgegevens tenzij dit in verband met zijn verantwoordelijkheid noodzakelijk is.

8.4
De medewerkers (gebruikers) die toegang tot de relevante persoonsgegevens in het kader van hun beroepsuitoefening hebben, zijn opgesomd in bijlage A.

9. Bewaartermijnen

9.1
Met inachtneming van eventuele wettelijke voorschriften stelt de verantwoordelijke vast hoe lang de in de persoonsregistratie opgenomen gegevens bewaard blijven. (Zie bijlage B)

9.2
Indien de bewaartermijn is verstreken, verwijdert en vernietigt de beheerder de persoonsgegevens binnen een jaar.

10. Beëindiging contract met Fervent B.V.

Indien een klant het contract met Fervent B.V. beëindigt, draagt Fervent B.V. de medische gegevens van medewerkers alleen over aan de nieuwe Arbodienst of bedrijfsarts van de klant nadat de betrokken medewerkers hiervoor schriftelijk hun toestemming hebben gegeven. Gegevens van belang in verband met een actuele, lopende ziekteverzuimperiode draagt Fervent B.V. desgevraagd over zonder expliciete toestemming van geregistreerde maar wel na deze te hebben geïnformeerd.

11. Klachten

11.1
Indien de geregistreerde van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of andere klachten heeft, dient hij zich te wenden tot de Functionaris gegevensverwerking: FG@Fervent-mens.nl

11.2
De Functionaris gegevens verwerking handelt de klacht af conform de klachtprocedure. Hij stelt klager in kennis van de met redenen omklede beslissing.

11.3
Indien klager niet tevreden is gesteld, kan hij zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens met het verzoek te bemiddelen of te adviseren in het geschil met de houder. Dit dient te geschieden binnen een termijn van twee maanden nadat de klager in kennis is gesteld over de beslissing.

11.4
Indien de Functionaris Gegevensverwerking niet binnen twee maanden klager in kennis stelt van de beslissing, dient klager zich desgewenst te richten tot de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Looptijd van het reglement

Behoudens eventuele wettelijke bepalingen is dit reglement van kracht gedurende de gehele looptijd van de registratie zoals genoemd in 2.6.

13. Overdracht van de registratie

13.1
Fervent B.V. stelt de geregistreerden in kennis van het voornemen tot overdracht door middel van een openbare bekendmaking tenminste 3 maanden voorafgaand aan de feitelijke overdracht. De geregistreerden, die op het moment van bekendmaking onder behandeling zijn, krijgen hiervan persoonlijke bericht. In deze bekendmaking worden de reden(en) van de overdracht en de beoogde nieuwe verantwoordelijke vermeld.

13.2
Binnen twee maanden na de bekendmaking kan de geregistreerde tegen de overdracht bezwaar maken. Indien een geregistreerde tegen overdracht bezwaar maakt, bewaart Fervent B.V. conform wettelijk voorschrift de opgeslagen gegevens.

14. Wijziging van het reglement

14.1
Wijzigingen van dit reglement worden aangebracht door de verantwoordelijke.

14.2
De wijzigingen van dit reglement worden een maand nadat ze bekend zijn gemaakt van kracht.

15. Inwerkingtreding van het reglement

Dit reglement is per 01-07-2022 in werking getreden en bij de verantwoordelijke in te zien.

16. Datalekken

Wanneer Fervent B.V. geconfronteerd wordt met een datalek of het vermoeden van een datalek dan wordt als volgt gehandeld:

• Er wordt een melding gedaan bij de Functionaris gegevensverwerking en er wordt vastgesteld of er sprake is van een datalek of een beveiligingsincident.
• Is er sprake van een datalek dan wordt er melding gedaan bij de Autoriteit Persoonsgegevens
• Wanneer er sprake is van een ernstig datalek dan wordt zowel betrokkene als de Autoriteit Persoonsgegevens geïnformeerd.
• De Functionaris Gegevensverwerking maakt een analyse om een zelfde soort datalek in de toekomst te voorkomen.

Bijlage A

Registratie van gegevens ten behoeve van de zorg voor arbeidsomstandigheden en verzuimbegeleiding voortvloeiend uit de Arbeidsomstandighedenwet, Wet verbetering Poortwachter en andere relevante regelingen.

Gegevens betreffende de inhoud van de persoonsregistratie binnen het registratie systeem

• personeelsnummer
• Burger Service Nummer (alleen bij daadwerkelijk verzuim)
• naam
• adres
• woonplaats
• telefoon
• e-mail
• geboortedatum
• geslacht
• telefoonnummer(s)
• beroep of functie
• afdeling
• afdelingsnummer
• datum in dienst
• WAO status, datum ingang en percentage
• status arbeidsgehandicapt
• datum ziek- en hersteld melding

Opdrachtgever

• nummer opdrachtgever
• aansluitnummer UWV
• naam
• adres
• woonplaats
• gegevens contactpersoon
• debiteurnummer
• oproeplocatie

Adviesgegevens

• opdrachtnummer
• Soort opdracht
• adviesdatum
• inhoud advies
• rapportages van interventiebedrijven
• Functionele Mogelijkhedenlijst

Medische gegevens

• Actueel oordeel
• UWV medische informatie
• Medisch dossier

Bijlage B

Bewaartermijnen medische gegevens/arbogegevens